Makalah Mail Handling Airlines

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Dalam era globalisasi ini, ada sejumlah perubahan dramatis dalam lingkungan bisnis yang menghadirkan tantangan baru. Sejumlah kekuatan, seperti kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, dan globalisasi ekonomi, telah membawa dampak besar dalam dunia bisnis.

Begitupula yang dirasakan oleh perusahaan penerbangan PT. Merpati Nusantara Airlines – Surabaya. Dalam aktivitasnya sehari-hari, perusahaan ini tidak lepas dari komunikasi dan informasi. Kegiatan komunikasi perusahaan ini biasanya dilakukan melalui media telepon, fax, dan internet. Disamping itu perusahaan ini juga menggunakan surat sebagai sarana komunikasi, baik komunikasi ekstern maupun intern.

Dengan adanya komunikasi melalui surat dan mengingat seberapa penting adanya surat tersebut. Salah satu cara yang dapat digunakan oleh PT. Merpati Nusantara Airlines – Surabaya dalam menangani surat masuk dan keluar (Mail Handling) dengan system Buku Agenda.

1.2  Perumusan Masalah

Dalam gambaran umum mengenai latar belakang masalah, melalui laporan ini hendak ditelaah permasalahan PT. Merpati Nusantara Airlines – Surabaya, yang secara garis besar dapat dirumuskan sebagai berikut :

1.      Bagaimana cara menangani surat masuk dan keluar ?

2.      Sampai sejauhmana dalam menerapkan system Buku Agenda ?

1.3  Pembatasan Masalah

Agar pokok permasalahan tidak melebar, maka penulis membatasi karena berbagai keterbatasan, dalam laporan ini hanya akan dibahas penerapan system Buku Agenda dalam menangani surat masuk dan keluar pada PT. Merpati Nusantara Airlines – Surabaya.

1.4  Tujuan

Tujuan laporan ini adalah untuk mengetahui seberapa pentingnya arti surat bagi bagi perusahaan penerbangan PT. Merpati Nusantara Airlines – Surabaya, bagaimana cara menangani surat masuk dan keluar dengan baik, dan untuk mengetahui sejauhmana penerapan system Buku Agenda dalam penanganan surat masuk dan keluar.

Jalan keluar yang penulis kemukakan untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah berdasarkan teori yang pernah penulis pelajari selama sekolah di SMKN 2 Buduran dan berusaha menjelaskan secara sistematis dan praktis, sehingga bias memberikan gambaran, pandangan maupun pengalaman bagi penulis tentang keadaan perusahaan dan membandingkannya dengan landasan teori yang benar.

1.5  Organization Report’s

This report is presented as follows : Chapter I describes the background of the study, the purpose of the study, problem formulation, problem limitation and report’s organization. Discussion and data presentation is on Chapter II with some sections. The report is cosed by presenting conclusion and suggestin in Chapter III.

BAB II

TINJAUAN TEORI

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Surat

Surat bagi perusahaan memiliki peran yang sangat penting dalam komunikasi untuk kelangsungan hidup dan berkembangnya suatu perusahaan.

Pada dasarnya surat adalah suatu yang tertulis yang dianggap penting oleh perusahaan. Dapat diketahui bahwa yang dimaksud dengan surat adalah suatu sarana menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama jabatan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Dalam suatu perusahaan surat dibedakan menjadi dua macam, yaitu surat masuk dan keluar.

2.1.1.1  Surat Masuk

Surat masuk sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan. Dapat pula diberikan pengertian surat masuk yang diterimadari instansi lain, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir.

2.1.1.2  Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain. Surat keluar biasanya dikirimkan untuk mejawab dari surat masuk, dan akan memberikan sesuatu hal.

2.1.2 Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda

            2.1.2.1 Pengurusan Surat Masuk

Setiap surat masuk yang diterima oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti autentik, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika (kegiatan hidup) organisasi. Karenanya pengurusana surat masuk harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

Prosedur pengurusan surat masuk system buku agenda dapat dilakukan sebagai berikut :

a.       Penyortiran

b.      Pembukaan sampul surat

c.       Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran

d.      Membaca, memberi garis bawah dan memberi catatan

e.       Pengagendaan surat

f.        Pengarahan surat masuk

g.       Penggandaan surat masuk

h.       Pendistribusian atau penyampaian tugas

i.         Penyimpanan surat

Untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk system buku agenda, diperlukan peralatan seperti : Kotak sortir, stempel tanggal, buku agenda, lembar disposisi, buku ekspedsi intern,dan odner.

2.1.2.2 Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh 3 faktor, yaitu:

a.       Merupakan jawaban dari surat masuk

b.       Merupakan kebutuhan

c.       Akan memberikan sesuatu hal

Prosedur pengurusan surat keluar secara umum sebagai berikut :

a.       Pembuatan konsep surat

b.      Persetujuan konsep surat

c.       Mengagendakan surat

d.      Pengetikan konsep surat

e.       Pemeriksaan konsep

f.        Penandatanganan surat

g.       Melipat surat

h.       Penyampulan surat

i.         Pengiriman surat

j.        Penyimpanan surat

Surat keluar yang ditujukan untuk organisasi lain dapat dikirim melalui pos atau kurir, sedangkan yang ditujukan untuk organisasi sendiri dapat dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.

2.2 Pembahasan

a. Penjelasan macam-macam surat

Pada perusahaan penerbangan PT. Merpati Nusantara Airlines-Surabaya, dalam menangani surat masuk dan keluar menggunakan system buku agenda.

Pada perusahaan ini surat masuk dan keluar ada dua macam surat yaitu surat dalam dan luar perusahaan.

ü      Surat dalam perusahaan adalah surat yang digunakan dalam perusahaan sendiri. Macam-macam jenisnya, seperti :

1.      Nota Dinas

Berdasarkan ruang lingkupnya, Nota Dinas adalah suatau bentuk Tulisan Dinas sebagai sarana komunikasi internal antar pejabat dilingkungan Merpati baik antara Pusat dan Daerah maupun sebaliknya. Nota dinas berlaku juga sebagai sarana komunikasi pejabat kepada pegawai (staff).

2.      Instruksi

Instruksi adalah Tulisan Dinas yang memuat hal-hal yang harus dilaksanakan, dikerjakan dan diperhatikan dalam rangka pelaksanaan arah kebijakan atau keputusan. Ditandatangani oleh Direksi, dapat berlaku umum tetapi kebanyakan ditujukan kepada pejabat.

3.      Memo

Memo hamper sama dengan Nota Dinas. Memo memuat hal-hal yang harus diperhatikan. Memo hanya dilakukan untuk kalangan sendiri.

4.      Faxcimile

Faxcimile adalah surat masuk atau keluar yang diterima atau dikirim melalui alat elektronik yang bernama mesin Fax.

ü      Surat luar perusahaan yaitu surat baik yang ditujukan maupun yang diterima dari atau untuk perusahaan lain. Sedangkan surat menyurat yang digunakan secara umum, baik luar maupun dalam negeri dengan menggunakan bahasa Inggris disebut Surat Internasional.

b. Pentingnya arti surat pada PT. MNA – Sby

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang dipakai baik antar divisi maupun luar perusahaan. Surat mempunyai arti dan peranan yang sangat penting untukn kelancaran jalannya perusahaan ini.

Melihat pentingnya arti surat pada perusahaan ini. Perusahaan ini melindungi atau menjaga surat dengan cara menyimpannya dengan baik dan rapi.

c. Penanganan Surat Masuk System Buku Agenda pada PT. Merpati Nusantara Airlines-Surabaya

            Surat masuk ditanganioleh seorang sekretaris pada tia ruangan. Surat Masuk yang diterima biasanya dari kalangan sendiri (antar devisi), PT. Merpati dikota lain, dan dari perusahaan lain (luar maupun dalam negeri). Surat masuk diterima melalui sekretaris bagian (menggunakan buku ekspedisi) dan melalui Fax.Biasanya surat masuk juga diterima dari kurir. Cara menangani surat masuk tersebut hampir sama.

• Melalui Sekretaris bagian atau kurir (menggunakan buku ekspedisi).

Dalam menangani surat masuk, yang harus dilakukan seorang sekretaris tiap bagian pada PT. Merpati adalah :

1. Menandatangani buku ekspedisi

Bersamaan dengan penerimaan  surat, penerima surat harus menandartangani buku ekspedisi yang dikeluarkan pengirim sebagai tanda bukti bahwa surat telah diterima.

Contoh buku ekspedisi :

NO.	Tgl. Kirim	Nomor Surat	Perihal Surat	Paraf/Tgl. Terima

2. Membaca isi surat

Setelah kita menerima surat, penerima surat membaca terlebih dahulu isi surat tersebut.

3.      Mencatat dalam buku Agenda surat masuk

Setelah membaca dan mengetahui isi surat tersebut, penerima surat encatat dalam buku Agenda. Sebelum mencatat, memberi stempel tanggal sesuai urutan dalam buku Agenda, tanggal disesuaikan dengan tanggal menerima surat.

Contoh buku Agenda

No.	Tgl. Terima	No. Surat	Tgl. Surat	Kepada	Dari	Perihal Surat	Disposisi & Tembusan

4.      Memberi stempel tanggal dan Nomor urut

Setelah mencatat pada buku Agenda penerima surat memberi satempel tanggal pada surat, dibawah tanggal diberi nomor urut sesuai dengan buku Agenda.

5.      Menyerahkan surat pada Pimpinan

Setelah melakukan tugasnya, sebagai penerima surat surat diserahkan kepada seorang Pimpinan dalam ruangan tersebut.

6.      Mencatat disposisi Pimpinan

Dihari itu juga, seorang Pimpinan membaca, memahami dan menanggapi surat tersebut. Setelah itu Pimpinan memberi catatan disposisi, kemudian surat tersebut dikembalikan lagi kepada sekretaris. Pekerjaan sekretaris selanjutnay adalah mencatat dispsisi dari Pimpinan. Disposisi tersebut dicatat dalam buku Agenda surat masuk pada kolom Disposisi. Isi disposisi biasanya berupa tanggapan, sanggahan, dan pemberitahuan kepada bawahannya atau kepada tiap-taiap bagian atau ruangan.

7.      Pendistribusian surat

Pekerjaan selanjutnya yaitu pendistribusian surat. Sebelum didistribusikan, surat tersebut di agendakan atau difotocopy sebanyak catatan disposisi dari Pimpinan. Selah itu surat diserahkan kepada pihak yang bersangkutan.

8.      Penyimpanan surat

Pekerjaan yang terakhir yaitu penyimpanan surat masuk. Setelah surat diagendakan dan didistribusikan, surat asli disimpan dalam Odner sesuai dengan bagian atau ruangan surat dikeluarkan.

• Melaui Fax

Prosedur penangan  surat masuk yang diterima dari Fac(Faxcimile) sama dengan prosedur penangan melaui buku ekspedisi. Hanya saja penerima  surat atau sekretars tidak perlu menadatangani buku ekspedisi dari pengirim surat, karena biasanya surat yang dikirim melalui Fax adalah surat dari perusahaan lain (dalam maupun luar negeri).

Penjabaran diatas adalah penjelasan mengenai tatacara atau prosedur penangan surat masuk system buku Agenda pada PT. Merpati Nusantara Airlines-Surabaya. Penjelasan diatas sesuai dengan pekerjaan penulis selam melksanakan kegiatan Prakerin.

d. Penangan surat keluar system buku Agenda pada PT. Merpati Nusantara Airlines-Surabaya

            Penanganan surat keluar juga merupakan pekerjaan bagi seorang sekretaris bagian atau ruangan. Surat keluar biasanya ditujukan untuk kalangan sendiri (antar devisi) dan untuk perusahaan lain (dalam maupun luar negeri). Pengiriman surat keluar bias dikirim melalui sekretaris (mengunakan buku ekstern) dan bias juga melalui Fax.

• Melalui Sekretaris(buku ekspedisi ekstern)

Penanganan surat keluar, yang harus dilakukan sekretaris adalah :

1. Membuat atau mengetik surat

Pembuatan atau pengetikan surat keluar bias dilakukan seorang sekretaris setelah mendapat perintah dan konsep surat dari Pimpinan. Isi surat harus sesuai dengan isi dari konsep surat. Setelah itu surat di cetak.

2. Penandatanganan surat

Setelah surat tersebut dicetak, surat ditunjukkan kepada Pimpinan untuk penandatanganan surat tersebut.

3. Pencatatan pada buku Agenda Surat Keluar

Setelah surat ditandatangani oleh Pimpinan, sekretaris menccatat surat tersebut dalam buku Agenda surat keluar. Pencatatan ini termasuk untuk pemberian nomor pada surat keluar.

Contoh buku Agenda keluar

No.	Tgl. Terima	No. Surat	Tgl. Surat	Surat Kepada	Surat Dari	Perihal Surat	Disposisi & Tembusan

4. Pemberian Nomor Surat

Setelah dimasukkan dalam buku Agenda surat keluar, surat diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada buku Agenda.

5. Penggandaan Surat

Setelah selesi memberi nomor surat, surat digandakan sebanyak tujuan pengiriman surat dan taembusan.

6. Pencatatn pada buku ekspedisi ekstern

Setelah surat digandakan, surat dicatat dalam buku ekspedisi ekstern. Pencatatan ini bermaksud sebagai alat bukti bahwa surat telah dikirim.

Contoh buku ekspedisi ekstern

No.	Tgal. Kirim	No. Surat	Perihal Surat	Paraf Penerima

7. Pendistribusian Surat

Setelah selesai mencatat, surat segera dikirimkan kepada yang bersangkutan. Dalam mengirim surat, sekretaris membawa buku ekspedisi ekstern dan meminta tandatangan pada penerima. Buku ini sebagai alat bukti bahwa surat telah dikirim dan diterima.

8. Penyimpanan Surat

Setelah pendistribusian surat selesai dilakukan, pekerjaan terakhir yaitu penyimpanan surat. Surat yang disimpan adalah surat asli yang telah dibuat tadi. Surat ini disimpan, apabila saat dibutuhkan dapat diketemukan kembali.

o       Melalui Fax

Prosedur penanganan surat keluar  melalui Fax (Faxcimile) sama dengan prosedur pengiriman melalui buku ekspedisi ekstern sebagi alat bukti pengiriman. Alat bukti yang diperlukan adalah lembaran kertas Fax yang keluar pada saat pengiriman dilakukan. Lembaran kertas Fax tersebut direkatkan pada surat yang dikirim.

      Penjabaran diatas adalah proses atau prosedur penanganan atau pengiriman surat keluar pada system buku Agenda yang berlaku pada PT. Merpati Nusantara Airlines-Surabaya. Penjelasan tersebut  penulis jabarkan sesuai dengan apa yang dilakukan atau dikerjakan pada saat kegiatan Prakerin.

2.3 Tujuan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda diadakan dengan tujuan :

1.      Mempercepat proses penyimpanan surat

2.      Menjaga kerahasiaan surat

3.      Dapat diketemukan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan

4.      Sebagai bukti autentik dan histories.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

1.1  Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan bab sebelumnya, maka penulis mengajukan beberapa kesimpulan, antara lain :

1. Efektivitas perusahaan sehari-hari tidak lepas dari surat sebagai alat komunikasi.
2. Kelancaran proses penanganan surat masuk dan keluar sangat terbantu dengan system buku Agenda.
3. Mengetahui seberapa pentingnya arti surat dalam suatu perusahaan.

1.2  Saran

Demikian hasil prakerin yang diperoleh terpapar dalam bentuk laporan yang telah tersaji secara singkat namun padat. Semoga dapat dipahami semua pihak dan menjadikan pengetahuan uang berguna. Khusus bagi kami penulis, pengalaman ini sangat berharga sekali karena memberikan gambaran mengenai cara bekerja yang baik, di dalam suatu perusahaan. Semua itu adalah pembelajaran yang berguna untuk dipraktikkan di sekolah atau diluar kelak bila sudah bekerja.

REFERENCES

Anwar, Syamsul, 1999. Kearsipan untuk SMK Badung : Titian Ilmu

Homtri, Evis, Dra dan Dra. Vida Hasua Farida, 2004. Merencanakan dan                            Melakukan Pertemuan Babdung, Armico

Lay, Wahyu, Dra. Dan Dra Sartini, 1995. Kearsipan untuk SMK, Bandung : ANGKASA

Wursanto, IG, Drs, 1991. Kearsipan 1, Yogyakarta : Kanisus.

Related Post:

Widget by [ Iptek-4u ]